Theo Điều 114 Nghị định số 98/2023/NĐ-CP ngày 31/12/2023 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng:
Điều 114. Cấp đổi hiện vật khen thưởng
1. Hồ sơ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp Nhà nước có 01 bộ (bản chính) gồm:
a) Công văn đề nghị cấp đổi của tập thể hoặc đơn đề nghị cấp đổi của cá nhân, hộ gia đình khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng và hư hỏng vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do in sai bằng kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi;
b) Công văn đề nghị cấp đổi của bộ, ban, ngành, tỉnh kèm danh sách theo Mẫu 4.5 Phụ lục II.4 gửi Bộ Nội vụ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp Nhà nước.
2. Thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp Nhà nước:
a) Tập thể có công văn, cá nhân, hộ gia đình có đơn đề nghị cấp đổi (Mẫu 4.1 và 4.2 Phụ lục II.4) gửi bộ, ban, ngành, tỉnh (nơi đang công tác hoặc nơi cư trú) kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi;
b) Bộ, ban, ngành, tỉnh tổng hợp và gửi công văn đề nghị cấp đổi kèm theo danh sách (Mẫu số 4.5 Phụ lục II.4) và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng gửi Bộ Nội vụ xem xét, cấp đổi;
c) Xác nhận khen thưởng và thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng:
Căn cứ công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của bộ, ban, ngành, tỉnh, Bộ Nội vụ tra cứu, xác nhận khen thưởng và thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng đồng thời thu lại hiện vật khen thưởng cũ hỏng.
Hiện vật khen thưởng cấp đổi do Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định. Riêng các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước trước đây (hiện nay không quy định trong Luật Thi đua, khen thưởng) thì cấp theo mẫu tại thời điểm tập thể, cá nhân được quyết định khen thưởng.
Mẫu bằng cấp đổi in theo thiết kế tại thời điểm tập thể, cá nhân được khen thưởng, trong đó phía dưới bên phải bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm đó; phía dưới bên trái bằng ghi “Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm, số sổ vàng” và ghi “chứng nhận cấp đổi bằng số, ngày, tháng, năm” của Bộ Nội vụ”. Tập thể, cá nhân khi được cấp đổi bằng sẽ được nhận kèm theo giấy chứng nhận cấp đổi (Mẫu 4.7, Phụ lục II.4)”.
3. Thời gian giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp Nhà nước:
Bộ, ban, ngành, tỉnh trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi của tập thể, cá nhân gửi hồ sơ tới Bộ Nội vụ.
Bộ Nội vụ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ trả kết quả cấp đổi cho bộ, ban, ngành, tỉnh.
Hàng năm, Bộ Nội vụ có trách nhiệm báo cáo Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ tình hình cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp Nhà nước để theo dõi, phối hợp thực hiện.
4. Hồ sơ, thủ tục, thời gian giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng khác:
Cơ quan có thẩm quyền quyết định khen thưởng giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi.
5. Hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi, cơ quan có thẩm quyền cấp đổi có trách nhiệm thực hiện thanh lý hoặc xử lý, tiêu hủy theo quy định hiện hành.